Veri işleme sözleşmesi

1. Roller

Panele girilen kişisel veriler için Dershane veri sorumlusu, Mehmet Arda Özger ("Akadivo") veri işleyendir.

2. İşlemenin kapsamı

İlgili kişi grupları: öğrenciler, veliler, dershane personeli, öğretmenler ve aday öğrenciler.

Veri kategorileri: kimlik, iletişim, eğitim (sınıf, yoklama, sınav sonuçları, ödev ve etüt), finans (taksit, borç, ödeme ve makbuz), personel ve bordro bilgileri, portal giriş ve işlem güvenliği kayıtları, dershanenin yüklediği belgeler.

Amaç ve süre: yalnızca Akadivo hizmetinin sunulması; abonelik süresince ve 9. maddedeki silme süresi sonuna kadar.

Dershane, özel nitelikli kişisel verileri (sağlık bilgisi, din, biyometrik veri gibi) yalnızca hukuki bir sebebe dayanarak ve zorunlu olduğu ölçüde panele girer; bu verileri serbest metin alanlarına girmekten kaçınır.

3. Dershane'nin yükümlülükleri

Dershane; verileri KVKK'ya uygun bir hukuki sebebe dayanarak toplamaktan, öğrenci ve velileri (aydınlatma metni vererek) bilgilendirmekten, gerekli hâllerde açık rıza almaktan, ilgili kişi başvurularını yanıtlamaktan, gerekiyorsa VERBİS kaydından ve personel hesaplarını güvenli yönetmekten sorumludur.

4. Akadivo'nun yükümlülükleri

Verileri yalnızca Dershane'nin panel üzerinden verdiği ve bu sözleşmedeki talimatlar doğrultusunda, hizmeti sunmak için işlemek; başka amaçla kullanmamak, satmamak ve reklam için kullanmamak.

KVKK m.12/1 ve Kurul'un Kişisel Veri Güvenliği Rehberi'ndeki idari ve teknik tedbirleri almak: şifreli bağlantı, erişim yetkilendirmesi ve rol bazlı erişim, dershane verilerinin ayrıştırılması, şifrelerin geri döndürülemez saklanması, entegrasyon anahtarlarının şifrelenmesi ve denetim kayıtları.

Verilere erişen çalışanlarını ve yardımcılarını gizlilik yükümlülüğü altına almak; sözleşme sona erse de gizliliği korumak.

İlgili kişilerden gelen başvuruları gecikmeksizin Dershane'ye iletmek ve Dershane'nin bu başvuruları yanıtlamasına makul ölçüde yardımcı olmak.

Veri ihlalini öğrendiğinde gecikmeksizin, en geç 48 saat içinde Dershane'ye bildirmek. Bildirimde ihlalin niteliğini, etkilenen veri ve kişi gruplarını ve alınan önlemleri, bilindiği ölçüde belirtmek.

Kurul'un veya yetkili makamların talepleri ile Dershane'nin KVKK kapsamındaki denetimlerine, makul ölçüde ve önceden bildirilmek kaydıyla bilgi ve belge vererek yardımcı olmak.

5. Alt işleyenler ve yurt dışı aktarım

Dershane, hizmetin sunulması için şu alt işleyenlerin kullanılmasına izin verir: Vercel Inc. (ABD) — uygulama barındırma; sunucular Frankfurt, Almanya; MongoDB Inc. (ABD) — veritabanı (MongoDB Atlas); veri merkezi Frankfurt, Almanya; Resend (Plus Five Five Inc., ABD) — e-posta gönderimi; Netgsm İletişim ve Bilgi Teknolojileri A.Ş. — pakete dahil SMS gönderimi; PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş. — kartlı ödeme (dershanenin kendi PayTR hesabı üzerinden). e-Arşiv fatura gönderimi, Dershane'nin kendi seçtiği entegratör hesabı üzerinden yapılır.

Yurt dışındaki alt işleyenlere yapılan aktarımlar KVKK m.9/4 uyarınca Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmelerle ve Kurum'a bildirim yapılarak gerçekleştirilir. Dershane, bu aktarımın hizmetin zorunlu bir parçası olduğunu bilir ve kendi aydınlatma metninde belirtir.

Akadivo, yeni bir alt işleyen eklemeden en az 30 gün önce Dershane'ye bildirimde bulunur. Haklı bir gerekçeyle itiraz eden Dershane, değişiklik yürürlüğe girmeden aboneliğini sona erdirebilir ve peşin ödenmiş kullanılmayan süreye ait bedel iade edilir.

6. Sona erme

Abonelik sona erdiğinde Akadivo, Dershane'nin 30 gün içinde verilerini dışa aktarmasına veya teslim almasına imkân tanır. Ardından verileri canlı sistemlerden siler; yedeklerdeki kopyalar en geç 90 gün içinde kendiliğinden silinir. Kanunen saklanması zorunlu olan veriler saklıdır. Dershane talep ederse silme işlemi yazılı olarak teyit edilir.

7. Sorumluluk

Taraflar, KVKK m.12/2 uyarınca veri güvenliği tedbirlerinden müteselsilen sorumludur. Taraflar arasındaki iç ilişkide, zarara kendi kusuruyla yol açan taraf sorumludur. Abonelik sözleşmesindeki sorumluluk sınırları, kast veya ağır ihmal hâlleri dışında bu sözleşme için de geçerlidir.